Bevezetés
Kötelező tartalmak elmondása egyszerűen megfogalmazva, illusztrálva
Az ügyfél-kommunikáció során elengedhetetlen, hogy a kötelező tartalmak érthetően, strukturáltan és vizuális elemekkel támogatva kerüljenek bemutatásra. Az információk átadásának nem csupán informatívnak, hanem befogadhatónak is kell lennie, hogy az ügyfelek/páciensek valóban megértsék a számukra releváns üzeneteket.
IT-támogató folyamatmenedzser rendszer alkalmazása
A hatékony ügyfélkommunikáció érdekében érdemes egy olyan folyamatmenedzser rendszert alkalmazni, amely:
- végigvezeti a kollégát az előre meghatározott szkripten,
- biztosítja, hogy minden lényeges információ elhangozzon,
- a munkafolyamat során lehetőség nyílik az ügyfél preferenciáinak rögzítésére is, amely segítségével perszonalizált kommunikációt és promóciót folytathatunk a későbbiekben.
Megfelelő időzítés: Várakozási és nyugodt időszakok hatékony kihasználása
Az ügyfelek és páciensek figyelme nem mindig egyenletesen oszlik meg, így kulcsfontosságú azokat a nyugodtabb pillanatokat megtalálni, amikor a befogadóképességük a legmagasabb. Az információ átadásakor figyelembe kell venni:
- a környezet és a helyzet adottságait,
- az ügyfél aktuális állapotát és figyelmi szintjét,
- az interakció természetes módját és időzítését. Eközben ügyelni kell az adatvédelmi szempontokra és arra, hogy az információ átadása interaktív, de ne tolakodó legyen.
360 fokos kommunikáció
Az üzenetek hatékony eljuttatása érdekében célszerű több csatornán keresztül, változatos formában kommunikálni. A következő eszközök kombinált használata biztosíthatja az információ sikeres átadását:
- Plakátok és egyéb dekorációs elemek – vizuális megerősítés az intézmény területén,
- Kijelzők és digitális eszközök – dinamikus tartalmak bemutatása,
- Kollégák szerepe – közvetlen kommunikáció az ügyfelekkel,
- Szórólapok és nyomtatott anyagok – elvihető és visszanézhető információk biztosítása.
A jól felépített intézményi ügyfélkommunikáció javítja az ügyfelek tájékozottságát, növeli az elégedettséget és hozzájárul a hatékony működéshez.
