Bevezetés
Egy IT rendszer fejlesztése során gyakori probléma, hogy a felhasználói igények és a fejlesztők által megvalósított funkciók nem találkoznak. A felhasználók gyakran más szempontokat tartanak fontosnak, mint a fejlesztők, akik inkább a technológiai megvalósíthatóságra és az optimális kódstruktúrára helyezik a hangsúlyt. Ennek eredményeképpen a felhasználók által elvárt funkciók gyakran másképpen jelennek meg, mint ahogyan azt a fejlesztők megvalósítják, és ez az eltérés akár hosszú távú elégedetlenséghez és további fejlesztési ráfordításhoz is vezethet.
Megoldás
Ezeket a problémákat a rendszer fejlesztésében az akció-paraméter (AP) módszertannal sikerült hatékonyan kezelni, amely egy olyan átfogó megközelítést nyújt, ami azonos alapokon tartja mind a felhasználói, mind a fejlesztői oldalt, ezzel biztosítva a rendszer egységét és auditálhatóságát. Az AP módszertan keretében minden akcióhoz meghatározott paraméterek tartoznak, amelyek világos és egyértelmű struktúrában kerülnek dokumentálásra. Ez az egységes szemlélet lehetővé teszi, hogy a felhasználói igények és a fejlesztői megvalósítások egy irányba haladjanak, és a rendszer egysége minden fejlesztési fázisban megmaradjon.
Az AP módszertan konkrét lépései:
- Dokumentációs oldalon akciók és azokhoz tartozó paraméterek kijelölése: A módszertan első lépése az összes akció és a hozzá tartozó paraméterek egyértelmű dokumentálása. Minden akcióhoz megadott paraméterek kapcsolódnak, amelyek részletesen leírják a funkciókat. Ez segít abban, hogy mind a felhasználók, mind a fejlesztők ugyanazt a rendszert látják és értelmezik, ezzel elkerülve az eltérő értelmezéseket.
- A rendszer strukturált mivoltának megőrzése: Az AP módszertan másik fontos eleme a struktúra megőrzése. Ez a szemlélet az adatbázis struktúrájától a kódig és a dokumentációig egységesíti a rendszert, amely nemcsak a jelenlegi működést teszi átláthatóbbá, hanem hosszú távon is biztosítja a rendszer fenntarthatóságát.
- Auditálhatóság integrálása a rendszerbe: Az AP módszertan szerint az auditálhatóság beépített funkcióként jelenik meg, nem külön modulként. Ez lehetővé teszi, hogy minden tevékenység automatikusan auditálható legyen, anélkül, hogy ehhez külön funkciókat kellene kifejleszteni vagy fenntartani. Így minden egyes rendszerfunkció és fejlesztés auditálhatóvá válik, amely megfelel a szigorú GMP és egyéb szabályozási követelményeknek.
Eredmények
A 2024 májusában bevezetett AP módszertant két, GMP szabványt kiszolgáló rendszer párhuzamos fejlesztésével teszteltük, és az eredmények igazolták a módszertan hatékonyságát.
- Felhasználói és fejlesztői szempontból is átlátható struktúra: Az AP módszertan révén a felhasználók és fejlesztők ugyanazt a rendszert látják és értik, ami nem csupán a hibák számát csökkenti, hanem az időráfordítást is minimalizálja. Az egységes struktúra következtében gyorsabb és hatékonyabb fejlesztés valósítható meg, mivel mindkét oldal egyértelműen látja a rendszer logikáját és működését.
- Gyorsabb és biztonságosabb funkciófejlesztés: Az AP módszertan jelentősen felgyorsította az új funkciók fejlesztését. Az előző rendszerhez képest egy-egy új funkció megvalósítása sokkal gyorsabban történik, ráadásul az egységes dokumentáció és struktúra miatt a fejlesztés kockázatai is jelentősen csökkentek. A kódolás során a fejlesztők pontosan látják, hogy milyen paraméterekre kell támaszkodniuk, ami nagyobb biztonságot és kevesebb hibalehetőséget eredményez.
- Teljesített auditálhatósági követelmények: Az AP módszertan bevezetésével minden új funkció vagy rendszerfrissítés esetén automatikusan megvalósul az auditálhatóság. Ez nem csupán biztosítja a rendszer megfelelését a szabályozásoknak, hanem az auditálási folyamatot is gyorsabbá és egyszerűbbé teszi, hiszen minden információ előre meghatározott formátumban érhető el.
- Rendszerfunkciókat és paramétereket leíró mátrix: További előny, hogy az AP módszertan segítségével létrehozható egy olyan mátrix, amely tartalmazza az összes rendszerfunkciót és azok paramétereit. Ez a mátrix tömören és egyértelműen összefoglalja a rendszer működését, ami nemcsak az új kollégák betanulását könnyíti meg, hanem az esetleges auditok során is hatalmas előnyt jelent. A mátrix biztosítja, hogy a rendszer átláthatósága minden érintett számára egyértelmű legyen, ezzel csökkentve az értelmezési problémákat és növelve a rendszer dokumentáltságát.
Következtetés
Az AP módszertan alkalmazásával a felhasználók és fejlesztők közötti kommunikációs szakadék áthidalhatóvá vált, és a közös dokumentáció révén a felhasználói oldal sokkal könnyebben megérti a rendszer működését. Az egységes dokumentáció lehetőséget ad arra, hogy a felhasználók jobban megértsék a rendszer adatstruktúráját, és ennek alapján újabb igényeket fogalmazzanak meg. Ez az üzleti előny különösen fontos a gyorsan változó piaci környezetben, ahol az alkalmazkodóképesség és a hatékonyság a versenyképesség kulcsfontosságú tényezője.
A strukturált keretrendszer révén a fejlesztés nem csupán gyorsabb, hanem költséghatékonyabb is, mivel a fejlesztők olyan rendszeren dolgozhatnak, amelyben minden új funkció egy közös logikai alapra épül. A felhasználói igények kielégítése egyszerűbbé vált, ami nemcsak az ügyfelek elégedettségét növeli, hanem hosszú távon a rendszer fenntartását is megkönnyíti.
Ajánlás
A tapasztalatok alapján javasolt egy hatástanulmány elvégzése minden olyan szervezet számára, ahol a rendszerstruktúra átalakításának lehetősége felmerül. A meglévő rendszerek átalakítása ugyanis jelentős idő- és erőforrásigénnyel jár, és sok esetben költségesebb, mint egy új keretrendszer bevezetése. A hatástanulmány keretében érdemes megvizsgálni a jelenlegi keretrendszer fenntartásának költségeit, valamint az átalakításra vonatkozó lehetséges stratégiákat, hogy racionális döntést lehessen hozni. Az új AP módszertan bevezetése különösen ajánlott olyan szervezetek számára, amelyeknél kiemelten fontos az auditálhatóság és a rendszer átláthatósága, mivel ezek a szempontok jelentős üzleti előnyt biztosítanak.
